■提案は「書いて」出す

　矢本流ミーティングでは、それぞれ自分の考えを「書かせる」ところから始まります。それも「3分で複数（2～3案以上）」。1つだけのアイディアだと無難なものになりやすく、しかも他の人と被ってしまうこともあります。また、口頭だと「同じ意見です」「私もそう思います」など受け身のやりとりになりがち。制限時間を「3分」にすることで、短い時間で質の良いアイディアを出すことにより考える力を養います。頻繁に質問と提案を投げかけあうことで、場が活発になり、意見がどんどん出てくるようになるのです。

■発表する内容は付箋に書く

　前出の「アイディア」は付箋に書きます。流れは以下のようになります。

1．各自考えて付箋に書き出す時間をとる
2．それを発表・共有
3．付箋を集め、ホワイトボードや壁に貼る

　付箋を活用することで「見える化」を実行。それにより、発言内容の「聞き逃がし」「聞き間違い」「聞き忘れ」がなく場を進められます。

　また「付箋に書いて提案、集めて貼る」という作業によって、司会がみんなの発言をホワイトボードに書く時間も減らせるのです。

■発表は影響力や立場の弱い人から順に

　アイディアは「影響力の弱い人→強い人」という順番で発表してもらいます。なぜなら影響力の強い人が最初に発言してしまうと、他のメンバーは発言しづらい雰囲気になってしまうからです。

　ダラダラした会議やミーティングの特徴のひとつとして「誰かがひとりで長く話している」というものがあります。アイディアがあっても発表しづらい雰囲気になることも。参加者全員に参画してもらうためにも、「書いて発表」「影響力が弱い人から」は必要なのです。

■話は最後まで聞く

　著者によると「リーダーは驚くくらいに人の話を最後まで聞ける人が少ない」とのこと。なぜなら、リーダーはとにかく忙しいから。

　しかし、ここは部下の立場になって考えること。もしあなたが話している途中に上司が遮ってきたら気分は良くないでしょう。

　逆に、話を聞いてあげられるリーダーがいると、部下がリーダーを信頼でき、いきいきと発言できます。15分ミーティングのあいだだけは、話をじっくり聞いてみてはどうでしょうか？

　今すぐにでも真似できるポイントばかりだったと思います。皆が小まめに自分の状況を説明できると、チーム全体のやる気もあがるもの。お互いの考えを理解できると一体感も増します。ダラダラ会議とはおさらばして、効率的でスマートなミーティングを始めてみてはいかがですか？

文＝ジョセート