仕事のメールは、案外時間が取られる作業である。毎日大量に届くメールを読み、CCの宛先や内容の誤字脱字に気を配りながら返信を書く。さらに、後で見返せるようにフォルダー分けをして…とやっていると、どんどん時間は過ぎてしまう。

「この作業時間をもっと短くできないものか」と嘆いている社会人は多いはずだ。だが、アウトルックなどのメーラーは、エクセルやパワーポイントなどに比べて、マニュアルが確立されていない。会社の研修などでも、その使い方を体系的に教わる機会は少ないだろう。

　本稿で紹介する『アウトルック最速仕事術 年間100時間の時短を実現した32のテクニック』（森新/ダイヤモンド社）は、アウトルック専門のマニュアル本。基本的なショートカットキーの使い方にはじまり、画面のカスタマイズ法や効率的なメール整理の仕方などを紹介している。本書のテクニックを使いこなすことができれば、日々の作業時間を大幅に短縮することができるはずだ。著者のセミナーを受けた人の中には、年間500時間と言われるその作業時間のうち、100時間以上を短縮した人もいるというから驚きだ。それでは、気になる内容を覗いてみよう。

■目指せ「脱マウス」！ まずは10個のショートカットキーを習得しよう

　マウスでの操作はわかりやすいし便利だ。だが、マウスに頼ってばかりでは時短のチャンスを逃してしまう。キーボードで文字を打った後マウスに移行する際、どうしても手が移動するための空白時間が生まれるからだ。著者の理想は、すべての作業をキーボードのみで行うこと。そのためには「ショートカットキー」を覚える必要がある。

「いきなりたくさん覚えるのは無理…！」という声が聞こえてきそうだが、それほど大量の暗記が必要なわけではない。本書によれば、たった10個のショートカットキーを覚えるだけで、9割以上の操作をキーボードで行えるようになるという。たとえば、地味に面倒なメール画面と予定表画面の切り替えは、「Ctrl + 1 or 2」を使えば一瞬だ。

■最も効率のよいメールの整理方法は？

　メールの整理は、ともすれば読み書き以上に時間が取られる作業である。「フォルダー分け」機能を活用し、メールを後で見つけやすいようにしている人も多いだろう。だが、それは、本当に最善の作業なのだろうか？

　著者は、日常的に参照するメールの少なさや、分類しにくいメールをわざわざ整理する手間を考えると、「フォルダー分け」は必ずしも効率的ではないという。代わりに使うのは、「検索」と「アーカイブ」の機能だ（「アーカイブ」フォルダーは、バージョンや会社の方針によってある場合とない場合がある。なければ作成しよう）。受信トレイには未処理のメールのみを残しておき、対応したメールは「アーカイブ」へと送る。参照する必要が出てくれば、その都度キーワードで検索すればよい。こうすると、受信トレイが「To Do リスト」にもなり、やるべきことがはっきりする。

　アウトルックは、使い方次第で今よりもっと便利になる。メール作業は、基本的にひとりでやるものなので、どうしても「自己流」に陥りやすい。もっと効率的な方法があるかも…と思いつつ、大きな問題として困っていなければその場限りの対応で満足してしまう。これまではそうだったあなたも、本書を読めば後悔するだろう。今までなんて非効率なことをやってたんだ…と。

文＝中川凌