一歩先を読む、メール術

もう１ラリー続いたら？　を想定してメールをつくる

　例えば、Excelのリストの記載方法が分からず、相手に確認する場合、「こちらのリストはＡシート、Ｂシートのどちらに記載すべきでしょうか」と聞くだけでは不十分です。

　これだけでは相手もどこを指摘すればよいか分からず、リストの記載方法をめぐってこの後、複数回のやりとりが出てきてしまいます。

　例えば「こちらのリストはＡシート、Ｂシートのどちらに記載すべきでしょうか。Ａシートの場合は７行目に追記、Ｂシートは黄色セルに記載という認識ですがそうでなければ、併せてご教示いただけますと幸いです」と具体的に相手に質問をして、何往復もメールをやりとりする時間を省くと、お互い時短になります。

後から探しやすいよう、マイルールを定める

　例えば、過去にＡ社に送った資料のパスワード通知メールを探したいとき【Ａ社さま／パスワードご案内】と件名にあるだけで後から検索しやすくなります。

「パスワードご案内」だけでなく、「資料送付」や「会議開催案内」、「商談報告」などある程度件名に記載する言葉のルールをつくっておくと、後からメールや資料を検索するときにとても便利です。

すぐ対応するかは、〝５分〞で終わるかどうかで決める

　仕事が発生次第、所要時間を考えずに取り組むことはしていません。例えば、５分以内に確認や返信ができるものはすぐに対応してしまいます。

　ただ、それ以外にじっくりと時間をかけて対応しなければならないものは未読の状態にします。

　とても重要で、必ず今日中に「もう一度確認したいもの」はフラグを立てるなどいくつかのステータスに分けてメールに何らかの「アクション」を起こします。

　これで、〝５分以内に何もしない〞ものは一つもない状態が出来上がります。

メールの最後の返信には、自身の備忘を記載して終わる

「では14日夕方にこちらから電話をさせていただきますね」

「FAXをいただき次第、今月中には手続きを開始いたします」

と、最後に先方に送るメールに自身のタスクを対応予定日とともに記しておきます。

　もし認識の違いがあれば先方から指摘が入りますし、認識の相違があった場合、やりとりの一番最後のメールを見ればいいことが分かっているので、自身の備忘録にもなり一石二鳥です。

簡単に読めるメール、企業からの案内メールは休憩時間を活用

　目を通しておくだけで良いものは休憩時間に充てるのが最適。

　会議の開催案内や企業からのメルマガ、自身がccに入っているメールなどがこれにあたります。

　自分の中でメールを読む優先順位をルール化しておくと、重要なメールに先に対応ができます。

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